Waktu Mencari Masalah

Oleh:  Muhammad Musrofi

Saya masih ingat, ketika kelas 3 SMA, salah satu guru saya memberikan pekerjaan rumah (PR) yang benar-benar aneh. Kalau PR biasanya diberi soal kemudian para siswa diminta menjawab, guru itu justru memberi PR supaya kami membuat minimal 20 pertanyaan terhadap salah satu bab dari sebuah buku.  Dengan kata lain, kami diminta mencari masalah. Apa yang terjadi? Saya justru terpaksa sangat serius membaca salah satu bab di buku itu. Kalau tidak membacanya, mana mungkin saya bisa membuat pertanyaan? Sayang dari SD sampai perguruan tinggi, benar-benar baru sekali itu saya diberi PR untuk membuat pertanyaan.

Pendidikan dari SD sampai perguruan tinggi yang 16 tahun itu tentu mempengaruhi kebiasaan kita. Karena pendidikan kita berisi tugas atau PR atau mengerjakan ujian untuk menemukan jawaban, maka sedikit banyak ini mempengaruhi kebiasaan kita dalam bekerja atau berwirausaha; bahwa kita hanya biasa menemukan solusi bukan berusaha menemukan masalah.

****

Paling tidak terdapat tiga kategori aktivitas di tempat kerja Anda yang menelan waktu kerja Anda, yakni:

1. Aktivitas rutin atau aktivitas pemeliharaanadalah aktivitas untuk menjalankan job description yang ada, dan aktivitas untuk memelihara sistem dan prosedur operasional perusahaan.
2. Aktivitas peningkatan kinerja, yakni aktivitas yang memang disengaja untuk meningkatkan kinerja unit kerja yang Anda pimpin atau usaha Anda.
3. Aktivitas pemecahan masalah, yakni aktivitas untuk memecahkan berbagai persoalan yang hampir muncul setiap hari di tempat kerja Anda.

          Yang mungkin paling banyak menelan waktu kerja Anda adalah aktivitas nomor 1 dan 3 ai ats Bukankah demikian? Bukankah Anda jarang berpikir dan bertindak bagaimana meningkatkan kinerja unit kerja Anda atau usaha Anda. Padahal Masaaki Imai mengatakan, “Seorang manajer harus menggunakan minimal 50% waktunya untuk menghasilkan perbaikan kinerja.” Manajer itu hanya bisa menghasilkan perbaikan kinerja kalau ada masalah yang dipecahkan.  Masalah adalah sumber perbaikan. "Problem is the mother of improvement". Dengan demikian, dengan kata lain manajer itu harus menggunakan sekian waktunya khusus untuk mencari dan menemukan masalah.
Karena itu, kita nampaknya perlu memiliki “waktu yang khusus digunakan untuk mencari masalah.”  Kita perlu sedikit mengubah kebiasaan kita : dari hanya terbiasa memelihara prosedur kerja dan menemukan solusi menjadi juga terbiasa berusaha menemukan masalah.

          Bagaimana Anda agar terbiasa mencari masalah? Tentu ada banyak cara, misalnya :

1. Meminjam istilah Rhenald Kasali, gunakan “management by walking around”. Terjunlah langsung ke lapangan, ke lantai produksi, ke gudang, ke aktivitas transportasi, dan lain-lain. Lalu lihatlan, perhatikanlah, dan kalau mungkin cobalah sendiri melakukan apa yang dilakukan karyawan paling rendah sekalipun. Sebab melihat tidak sama dengan memperhatikan. Setiap hari, kita melihat apa yang ada di depan kita : orang, benda, dan berbagai kejadian. Tetapi jarang kita sungguh-sungguh memperhatikan. Apakah Anda pernah melihat deretan huruf-huruf “qwertyuiop”? Kalau Anda belum pernah melihat, berarti Anda belum pernah mengetik menggunakan komputer. Huruf-huruf itu adalah baris pertama huruf-huruf di keyboard komputer Anda, dari kiri ke kanan. Mengapa ini bisa terjadi? Karena sekali lagi, kita jarang benar-benar memperhatikan apa yang ada di depan mata kita. Kalau kita mencoba memperhatikan, ide-ide atau pertanyaan-pertanyaan atau masalah-masalah pun bermunculan di kepala kita. Misalnya, untuk kasus deretan baris pertama huruf-huruf di keyboard tadi. Mungkin kita bertanya,”Mengapa urutan huruf-huruf itu seperti itu? Mengapa semua pabrik komputer membuat urutan huruf yang sama? Mengapa tidak ada pabrik komputer yang  membuat urutan lain?” Berbagai masalah (yang direpresentasikan dalam bentuk pertanyaan ini) akan mendorong kita untuk menemukan atau membuat sesuatu yang baru.
2. Memperhatikan berbeda dengan melihat. Kita menjalani hidup sehari-hari seringkali hanya melihat tanpa memperhatikan. Perhatian pada dunai sekitar Anda akan membantu Anda mengembangkan kemampuan otak luar biasa, sehingga hal-hal yang nampak biasa dapat Anda kembangkan menjadi hal-hal yang hebat. Anda dapat melihat dan memperhatikan secara jeli apa yang tidak dilihat dan diperhatikan oleh orang lain. Sebagai bentuk latihan, ambil sebuah foto atau gambar yang Anda suka, semakin terperinci semakin baik. Santaikan diri Anda. Pandanglah, fokuskan hanya pada gambar tersebut selama 10 menit. Jangan biarkan pikiran Anda melayang kemana-mana. Otak Anda mungkin akan mampu memunculkan ide-ide dengan sendirinya.  
 
Sebagai misal, di sebuah pabrik mebel, ada beberapa lokasi yang berisi tumpukan kayu-kayu. Pabrik itu penuh dengan kayu-kayu. Kayu-kayu itu ada yang diikat, ada pula yang ditumpuk-tumpuk. Tanto (bukan nama sebenarnya) diminta untuk memperbaiki kinerja sistem produksi perusahaan tersebut. Ia semula berpikir begitu kompleks pabrik itu. Karena pandangan dia selalu diganggu oleh kayu-kayu itu. Setelah ia mencoba untuk memeprhatikan kayu-kayu itu, kemudian bertanya apa gunanya, mengapa diletakkan di tempat itu, pemilik perusahaan itu mengatakan, bahwa kayu-kayu itu sudah tidak digunakan lagi. Tanto kemudian mengatakan bahwa kayu-kayu itu sebaiknya dijual saja. Setelah kayu-kayu itu dijual saja atau diletakkan di tempat tertentu. Pemilik perusahaan kemudian menempatkannya di lokasi tertentu. Sekarang pabrik itu nampak bersih, dan Tanto menjadi lebh mudah untuk melanjutkan upayanya meningaktkan kinerja sistem produksi di perusahaan tersebut.


-----
M Musrofi
Selasa, 10 Juli, 2012 18:49

Hal Pertama!

Oleh: Hendrik Ronald

Beberapa waktu yang lalu saya menemukan buku dahsyat berjudul, "Baca kilat". Buku ini mengajarkan teknik ajaib, di mana 1 lembar dilihat (bukan dibaca) hanya selama 1 detik. Kita membalik dari halaman depan sampai halaman terakhir. Lalu bukunya kita balik sehingga menghadap ke bawah. Kali ini kita lihat lagi, 1 halaman 1 detik. Mulai dari belakang sampai ke depan.

Personalism#4: Mengatasi Kolega Yang Buruk

Oleh:  Dadang Kadarusman

Hore!

Hari Baru, Teman-teman.

 

Keberadaan teman di kantor bisa menjadi penyemangat sekaligus tempat berbagi perasaan. Namun, manfaat seperti itu tidak akan didapatkan jika kita tidak berhasil membangun hubungan yang baik dengan kolega kita. Mungkin memang sangat jarang sekali ada sesama karyawan yang bertengkar di kantor. Namun, soal ‘perang dingin’ boleh jadi masih banyak yang mengalaminya di zaman perdamaian ini.

 

Manajemen Kinerja

Oleh: Andre Vincent Wenas

...demi meningkatkan kinerja perusahaan yang semakin besar (dalam
jumlah orang), banyak yang mulai mencoba menerapkan manajemen kinerja, demi
berusaha melakukan pengukuran seobyektif mungkin terhadap kinerja tim. Namun
tidak jarang pula malah terjadi keresahan dan ketidakpuasan di antara anggota
tim dengan para manajernya. Karenanya perlu diperhatikan prakondisi yang
diperlukan agar penerapan manajemen kinerja ini bisa berdampak positif.

Salah satu tantangan terberat pemimpin bisnis adalah mengelola dan menyambungkan
kinerja anggota timnya dengan kinerja organisasi secara keseluruhan. Baiklah
disadari sejak mula, bahwa Anda sebagai pimpinan seorang diri hanya dapat
meningkatkan kinerja sedikit saja. Para karyawan masing-masing juga hanya bisa
memperbaiki kinerja sedikit saja. Namun demikian, ketika Anda bersama karyawan
Anda bersatu dalam pihak yang sama dan bekerja bahu-membahu, maka Anda pasti
mampu meningkatkan kinerja secara signifikan. Hukum sinergi menjanjikan
pertumbuhan eksponensial.

Sebagai langkah awal, perlu di    pahami serta diwaspadai sungguh-sungguh
terlebih dahulu, apa yang seharusnya dilakukan dalam manajemen kinerja dan apa
yang tidak seharusnya dilakukan olehnya.

Kita mulai saja dari yang tidak seharusnya dilakukan dalam pelaksanaan manajemen
kinerja. Bahwa manajemen kinerja bukanlah cara untuk mengancam dan
mengintimidasi karyawan supaya kinerjanya lebih produktif. Juga, manajemen
kinerja bukanlah suatu metode untuk menyalahkan dan mencari-cari kesalahan
karyawan. Dan yang penting sekali, bahwa manajemen kinerja bukan sarana untuk
menyerang kepribadian dan sikap karyawan.

Jadi, apa itu manajemen kinerja? Ringkasnya, manajemen kinerja adalah
seperangkat alat dalam aspek pengelolaan SDM yang digunakan untuk mengoptimalkan
tingkat keberhasilan tiap karyawan. Bahkan bukan hanya setiap karyawan, tetapi
ia juga berfungsi untuk mengoptimalkan kinerja setiap unit kerja, kinerja para
manajernya dan akhirnya kinerja organisasi secara menyeluruh.

Perlu pembaharuan cara pikir, bukan dengan menoleh ke belakang (kita sering
menyebutnya: menajemen kaca spion), namun dengan suatu gagasan cerdas untuk
membangun kesuksesan sekarang ini dan terus ke masa depan. Kunci keberhasilan
penerapan manajemen kinerja adalah komitmen keseharian para pimpinan bersama
dengan seluruh tim untuk membuka jalur komunikasi dua arah, alias dialog. Bukan
monolog (satu arah) atau duolog (dua pihak saling bicara tanpa ada yang
mendengar!). Hati-hati, manajemen kinerja bukanlah suatu perkara yang ramai
dibicarakan hanya di akhir semester pada saat penilaian karya. Namun, manajemen
kinerja adalah proses komunikasi terus-menerus (on going communication process).

Beberapa prakondisi untuk menerapkan manajemen kinerja dari Robert Bacal
(bukunya: How to Manage Performance, McGraw-Hill, 2004) baik disimak: pertama,
manajemen kinerja butuh investasi Anda sebagai pimpinan. Investasi waktu,
pikiran dan kehadiran Anda. Manajemen kinerja di satu sisi sebetulnya tidaklah
terlalu sukar. Memang ada bagian-bagian yang membutuhkan keterampilan tertentu,
misalnya menterjemahkan dan menurunkan tujuan strategis perusahaan beserta
indikasi ukuran keberhasilannya sampai menjadi indikasi ukuran keberhasilan tiap
unit kerja, dan akhirnya diturunkan menjadi indikasi ukuran keberhasilan setiap
individu karyawan. Berjenjang dari atas sampai karyawan di lapangan.

Kedua, adalah rasa tanggung-jawab bersama (shared responsibility). Agar rasa
tanggung-jawab bersama ini muncul, syaratnya adalah keterbukaan atau
transparansi, komunikasi dua arah. Jangan ada informasi yang terdistorsi oleh
pelbagai kepentingan yang de facto bisa berakibat kontra-produktif. Distorsi
informasi ini misalnya: laporan ABS, laporan tentang kejelekan karyawan lain
(tanpa didukung data) sehingga mengakibatkan keharmonisan kerja terganggu.
Ajak dan gugah tim Anda agar jadi bagian dari solusi (problem solver), bukan
sekedar jadi pelapor masalah (problem reporter). Apa lagi kalau yang dilaporkan
cuma keburukan atau kekurangan seseorang atau unit kerja tertentu. Sepakati
bersama, bahwa yang didefinisikan sebagai suatu masalah dalam organisasi adalah:
adanya kesenjangan (gap) antara target (standar) dengan kenyataan yang ada. 
Sehingga setiap orang disemangati untuk berani mengemukakan masalah, bukan
menyembunyikannya.

Ketiga, senantiasa hargai dan dorong tim agar berani menyampaikan pendapat,
berargumentasi dan bahkan memakai hikmat (wisdom)nya masing-masing. Apalagi jika
Anda memimpin tim yang berpengetahuan serta berketerampilan tinggi. Mereka perlu
apresiasi bukan sinisme.

----------------------------------------------------------
Artikel ini pernah dikontribusikan di Tabloid Bisnis KONTAN Minggu I Juni 2009, oleh Kontributor. Segala hal yang menyangkut sengketa atas Hak Kekayaan Intelektual, menjadi tanggung jawab Kontributor

Minggu, 8 Juli, 2012 13:12

Mengubah CSR Cost Center Menjadi Profit Center

Oleh:  Maaz Hakim

السَّلاَمُ عَلَيْكُمْ وَرَحْمَةُ اللهِ وَبَرَكَاتُهُ


Saat ini program CSR bukan lagi suati hal yang aneh. Bahkan dalam UU tentang Perseroan Terbatas juga datur tentang program CSR.

Ada 3 pilar utama dalam CSR sebagai berikut:

1. Environmental Management, yaitu bagaimana perusahaan melibatkan masyarakat dalam pengelolaan lingkungan yang tidak hanya bersih tapi juga hijau dan yang terpenting tentunya tidak melakukan/ membiarkan pencemaran terhadap lingkungan. Baik itu pencemaran berupa limbah padat, cair, gas dan Limbah B3.

24 Jam Itu Nggak Cukup - Part 2

Oleh: Hendrik Ronald

"Salah satu pemakaian waktu paling buruk adalah mengerjakan dengan baik tugas yang seharusnya tidak perlu dikerjakan sama sekali." - BryanTracy.

Vilfredo Pareto, ekonom Itali (negara yang belum terlalu sukses di Piala Eropa itu... peaceeee!!!) terkenal karena menemukan sebuah teori yang unik. Teorinya disebut "Prinsip Pareto. Beliau menemukan ternyata masyarakat itu seolah terbagi menjadi "Penting yang sedikit" sebanyak 20% dan "Sepele yang banyak" sebanyak 80%.

Anda Emosi? Itu Artinya Masih Normal!

Oleh:  Hendrik Ronald

Waktu itu saya baru saja pulang beribadah. Semua mobil sedang berhenti karena lampu merah sedang menyala. Mobil saya baru saja keluar dari sebuah gang kecil. Namun ada mobil yang merasa tersinggung karena 'kepala' mobil saya menghalangi jalurnya. Bukannya antri, beliau nekad menabrakkan mobilnya ke mobil saya. Seolah-olah puas setelah menabrak, dia kembali memundurkan mobilnya.