Jumat, 19 Oktober 2012

Kenali Inti Masalah untuk Penyelesaiannya




Pagi Kemarin ada seorang teman mengirim email sharing ke saya sbb :

Dear Pak Surya,
Saya mengikuti beberapa sharing bapak mengenai motivasi bagaimana menghadapi berbagai character customer.
Saya tertarik untuk mencoba mendapatkan solusi atau minimal second opinion.
Saya Burhan dari RacheL's Batik Pekalongan.
Saat ini saya lagi stress & bener2 under pressure.

Ceritanya gini,
Saya punya customer (sebuah Yayasan Sekolah) yang pesan seragam utk sekolahnya. Jumlahnya lumayan banyak, 1220 pcs. Dari tingkat TK/SD sampai SMA.
Planning awal saya (yang saya ajukan pd saat presentasi penawaran), total waktu yg dibutuhkan adlh selesai dlm 3 bln terhitung sejak DP diterima.
Pd saat awal pengajuan saya mengajukan 3 desain dgn motif yg berbeda.
Motif 1 : tingkat kesulitan biasa
Motif 2 : tingkat kesulitan agak rumit
Motif 3 : tingkat kesulitan rumit
Dan customer memilih yg ke 3.
Untuk membuat seragam dgn jumlah ribuan tentunya saya harus mengajukan sample awal terlebih dahulu dan konfirmasi dr cust.
Prediksi awal utk membuat cetakan motif tsb membutuhkan wktu 2 minggu. Tetapi ternyata tidak semudah itu dan baru jadi 1.5 bln (jumat kemarin).
Dikarenakan beberapa kendala antara lain motif yg sama tetapi dgn ukuran yg berbeda. Jelas, ukuran motif utk seragam SD tdk bisa digunakan utk seragam SMA karena ukuran terlalu kecil begitu juga sebaliknya.
Perlu diketahui, bahwa selain seragam batik kami juga menerima order batik reguler (hem batik, kemeja, blus, gamis, dll) utk dikirim ke toko2 langganan.
Masalah timbul karena order reguler gak mungkin saya pending karena customer reguler harus menjual batiknya sebelum lebaran. Dan batas akhir pengiriman barang ke customer max 10 hari menjelang lebaran.
Sedangkan customer seragam sekolah minta pengiriman batik secepatnya karena tahun ajaran baru sudah dimulai.
Dan kapasitas sdm saya tidak memungkinkan memenuhi kedua order tsb secara full & bersamaan.

Pertanyaannya ;

1. Harus bagaimanakah sikap saya kepada Ketua Yayasan sekolah tsb karena mereka ngepush utk sesegera mungkin dikirim.

2. Sdh saya jelaskan bahwasanya tidak memungkinkan utk dikirim sesuai jadwal karena mepetnya waktu dan terbatasnya sdm (karena order reguler tdk mungkin di pending).

3. Sebelumnya juga sdh saya kasih warning kalo pemesanan jgn sampai mendekati puasa karena pd saat itu akan sangat sibuk sekali dan besar kemungkinan delay. Dan benar saja, DP turun baru pd 1 juni, itu berarti saya harus kirim akhir agustus sesuai presentasi awal saya.
Tetapi dgn kondisi yg mendekati puasa dan jmlh order reguler yg masuk duluan saya harus memprioritaskan pelanggan reguler saya.
Selain itu faktor pembuatan plangkan/cetakan motif batik tsb membutuhkan waktu yg lama (1,5 bln -- karena hrs buat cetakan motif utk SD, SMP & SMA-- ).

# Bagaimana menghadapi customer tsb agar tidak ada kesan membela diri?

# Saya berusaha professional tetapi karena kendala extern tsb tdk memungkinkan saya mengerjakan 2 order secara bersamaan atau setengah2. Bagaimana menjelaskannya kepada customer seragam tsb?

Fyi, dalam kondisi normal order sebesar itu bisa saya kerjakan dalam wktu max. 3 bln.

Mohon pencerahannya.

Thanks and best regards,

Burhan
RacheL's Batik Pekalongan


Setelah saya trima email tsb, kami melakukan interaksi diskusi by bbm sbb :

Burhan : Stress tingkat dewa nih :'(
Surya : Nanti saya baca dan coba bantu yah Pak
Saran saya awal adalah enjoy
Stress tak akan menyelesaikan masalah
Jd tenangkan pikiran anda
Burhan : Ok pak, siap
Surya : Nanti saya baca dulu semuanya
Krn saya perlu tau dulu
Burhan : Masalahnya saya terbiasa on time, professional & perfect
Sehingga kalo ada sesuatu yg diluar jangkauan saya agak terbebani
Ok pak, terima kasih atas kesediaannya
Surya : Sama2 Pak
Prinsip Bapak dah bener kok
Itu harus dijaga
Namun utk menghadapi problem perlu ketenangan
Agar pikiran jernih
Pak Burhan, ada pertanyaan saya
Kapan anda mulai presentasi ?
Itu penting utk menghitung waktu
Kedua
Kapan bpk deal sbelum trima dp
Burhan : Presentasi awal, bulan november 2011
Kemudian dilanjutkan yg ke-2 pertengahan  januari lsg ke ketua yayasan krn pd presentyasi awal ketua yayasan sedang tdk ditempat
Deal sekitar awal april, DP diterima 31 mei
Surya : Kalo saya baca posisi dikatakan bahwa 3 bulan penyelesaian dihitung dr DP diterima
Bener Pak ?
Burhan : Betul. Fyi, pd saat antara januari - april sdh ada bbrp pembicaraan yg mengarah ke green signal hanya perlu menunggu persetujuan ketua yayasan
Dan saya kasih warning kalo memang deal tlg jgn mepet waktunya dgn bulan puasa
Surya : Itu problemnya
Kapan bapak bilang deal jgn mepet puasa ?
Burhan : Karena persoalan tabrakan waktunya dgn order reguler
Antara januari-april pak
Surya : Ok
Bgini Pak
Posisi yg saya liat bahwa mreka memang diposisi sulit
Yaitu saatnya anak masuk skolah
Burhan : Betul
Surya : Hal lain mreka mengacu pada teks 3 bulan stelah DP
Burhan : Betul
Surya : Ok
Saran saya
Pertama adalah anda mencari rekanan
Burhan : Tetapi saya juga tdk mau gegabah dgn lsg membuat mass production sblm sample jadi yg bener2 sesuai permintaan
Surya : Maklun di tpt lain krn anda sudah menerima dp nya
Bila saat itu dp tidak diterima, maka hal ini tak terjadi
Itu alternatip solusi
Burhan : Karena ini seragam, kalo ada yg salah saya tdk bisa jual ke tempat lain
Surya : Setelah ada rekanan maka
Bpk menemui mreka utk diskusi minta waktu mengingat order banyak
Namun sbenernya ini hanya strategi saja
Bgitu selesai maka semua yg anda tuju tercapai maksimal
Baik yg regular atau yg seragam
Itu saran saya
Burhan : Oh, ok
Sebetulnya kalo cari rekanan pun tdk akan dapat rekanan mengingat kesibukan yg sama karena hampir semua industri kecil batik mempunyai deadline yg sama utk ngejar waktu lebaran
Sebetulnya ada "orang dalam" yg dekat secara personal
Surya : Memang mungkin apa yg bapak bilang bener
Ttp rekanan disini ada 2 hal
Satu perusahaan lain
Satu lagi adalah rekrut sdm tambahan ttp sifatnya tidak tetap
Soal ada org dalam
Menurut saya tidak akan dpt mempengaruhi banyak, krn masalah waktu utk tayang
Burhan : Tetapi tdk bisa mengandalkan beliau karena keputusan tetap pada sang ketua yayasan
Fyi, ketua yayasan orang USA dan satu2nya supplier yg mampu dan bisa berbincang langsung dgn beliau memakai bahasa inggris adalah saya
Jadi respect mereka sangat tinggi
Dan saya berusaha utk tidak menyia2kan kesempatan tsb
Saat ini saya sedang menulis email utk me re-schedule karena faktor timing tsb
Dan 1-2 hari ini mudah2an ada solusi dari ketua yayasan
Baik pak akan saya coba
Surya : Ok coba kabari saya nextnya
Tks
Burhan : Ok, terima kasih sarannya..
Surya : Sama2 Pak


Dari kisah dan pembicaraan di atas saya me resumekan sbb :
1. Pada saat melakukan suatu proses dealing yg dimulai dgn presentasi harus mempunyai suatu detailing proggres dan juga acuan2 kemungkinan yg tertuang di atas kertas.
2. Kenali proyek konsumen yg anda jalani.
3. Bila terjadi masalah, langkah awal adalah tetap tenang dan jaga pikiran jernih
4. Kenali inti permasalahan.
5. Carilah solusi dari inti masalah serta solusi alternatip bila solusi pertama gagal.
6. Usahakan utk melakukan dealing re schedule penyelesaian.

Demikianlah. Semoga bermanfaat.

Dan bila ada rekan2 lain yg bisa menambahkan utk membantu penyelesaian, bisa diberikan saran2 jg.

Happy Selling.... Happy Creative...

Salam Terang,
Surya
The New Concept Motivator
Selasa, 17 Juli, 2012 12:49

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar