Waktu Mencari Masalah

Oleh:  Muhammad Musrofi

Saya masih ingat, ketika kelas 3 SMA, salah satu guru saya memberikan pekerjaan rumah (PR) yang benar-benar aneh. Kalau PR biasanya diberi soal kemudian para siswa diminta menjawab, guru itu justru memberi PR supaya kami membuat minimal 20 pertanyaan terhadap salah satu bab dari sebuah buku.  Dengan kata lain, kami diminta mencari masalah. Apa yang terjadi? Saya justru terpaksa sangat serius membaca salah satu bab di buku itu. Kalau tidak membacanya, mana mungkin saya bisa membuat pertanyaan? Sayang dari SD sampai perguruan tinggi, benar-benar baru sekali itu saya diberi PR untuk membuat pertanyaan.

Pendidikan dari SD sampai perguruan tinggi yang 16 tahun itu tentu mempengaruhi kebiasaan kita. Karena pendidikan kita berisi tugas atau PR atau mengerjakan ujian untuk menemukan jawaban, maka sedikit banyak ini mempengaruhi kebiasaan kita dalam bekerja atau berwirausaha; bahwa kita hanya biasa menemukan solusi bukan berusaha menemukan masalah.

****

Paling tidak terdapat tiga kategori aktivitas di tempat kerja Anda yang menelan waktu kerja Anda, yakni:

1. Aktivitas rutin atau aktivitas pemeliharaanadalah aktivitas untuk menjalankan job description yang ada, dan aktivitas untuk memelihara sistem dan prosedur operasional perusahaan.
2. Aktivitas peningkatan kinerja, yakni aktivitas yang memang disengaja untuk meningkatkan kinerja unit kerja yang Anda pimpin atau usaha Anda.
3. Aktivitas pemecahan masalah, yakni aktivitas untuk memecahkan berbagai persoalan yang hampir muncul setiap hari di tempat kerja Anda.

          Yang mungkin paling banyak menelan waktu kerja Anda adalah aktivitas nomor 1 dan 3 ai ats Bukankah demikian? Bukankah Anda jarang berpikir dan bertindak bagaimana meningkatkan kinerja unit kerja Anda atau usaha Anda. Padahal Masaaki Imai mengatakan, “Seorang manajer harus menggunakan minimal 50% waktunya untuk menghasilkan perbaikan kinerja.” Manajer itu hanya bisa menghasilkan perbaikan kinerja kalau ada masalah yang dipecahkan.  Masalah adalah sumber perbaikan. "Problem is the mother of improvement". Dengan demikian, dengan kata lain manajer itu harus menggunakan sekian waktunya khusus untuk mencari dan menemukan masalah.
Karena itu, kita nampaknya perlu memiliki “waktu yang khusus digunakan untuk mencari masalah.”  Kita perlu sedikit mengubah kebiasaan kita : dari hanya terbiasa memelihara prosedur kerja dan menemukan solusi menjadi juga terbiasa berusaha menemukan masalah.

          Bagaimana Anda agar terbiasa mencari masalah? Tentu ada banyak cara, misalnya :

1. Meminjam istilah Rhenald Kasali, gunakan “management by walking around”. Terjunlah langsung ke lapangan, ke lantai produksi, ke gudang, ke aktivitas transportasi, dan lain-lain. Lalu lihatlan, perhatikanlah, dan kalau mungkin cobalah sendiri melakukan apa yang dilakukan karyawan paling rendah sekalipun. Sebab melihat tidak sama dengan memperhatikan. Setiap hari, kita melihat apa yang ada di depan kita : orang, benda, dan berbagai kejadian. Tetapi jarang kita sungguh-sungguh memperhatikan. Apakah Anda pernah melihat deretan huruf-huruf “qwertyuiop”? Kalau Anda belum pernah melihat, berarti Anda belum pernah mengetik menggunakan komputer. Huruf-huruf itu adalah baris pertama huruf-huruf di keyboard komputer Anda, dari kiri ke kanan. Mengapa ini bisa terjadi? Karena sekali lagi, kita jarang benar-benar memperhatikan apa yang ada di depan mata kita. Kalau kita mencoba memperhatikan, ide-ide atau pertanyaan-pertanyaan atau masalah-masalah pun bermunculan di kepala kita. Misalnya, untuk kasus deretan baris pertama huruf-huruf di keyboard tadi. Mungkin kita bertanya,”Mengapa urutan huruf-huruf itu seperti itu? Mengapa semua pabrik komputer membuat urutan huruf yang sama? Mengapa tidak ada pabrik komputer yang  membuat urutan lain?” Berbagai masalah (yang direpresentasikan dalam bentuk pertanyaan ini) akan mendorong kita untuk menemukan atau membuat sesuatu yang baru.
2. Memperhatikan berbeda dengan melihat. Kita menjalani hidup sehari-hari seringkali hanya melihat tanpa memperhatikan. Perhatian pada dunai sekitar Anda akan membantu Anda mengembangkan kemampuan otak luar biasa, sehingga hal-hal yang nampak biasa dapat Anda kembangkan menjadi hal-hal yang hebat. Anda dapat melihat dan memperhatikan secara jeli apa yang tidak dilihat dan diperhatikan oleh orang lain. Sebagai bentuk latihan, ambil sebuah foto atau gambar yang Anda suka, semakin terperinci semakin baik. Santaikan diri Anda. Pandanglah, fokuskan hanya pada gambar tersebut selama 10 menit. Jangan biarkan pikiran Anda melayang kemana-mana. Otak Anda mungkin akan mampu memunculkan ide-ide dengan sendirinya.  
 
Sebagai misal, di sebuah pabrik mebel, ada beberapa lokasi yang berisi tumpukan kayu-kayu. Pabrik itu penuh dengan kayu-kayu. Kayu-kayu itu ada yang diikat, ada pula yang ditumpuk-tumpuk. Tanto (bukan nama sebenarnya) diminta untuk memperbaiki kinerja sistem produksi perusahaan tersebut. Ia semula berpikir begitu kompleks pabrik itu. Karena pandangan dia selalu diganggu oleh kayu-kayu itu. Setelah ia mencoba untuk memeprhatikan kayu-kayu itu, kemudian bertanya apa gunanya, mengapa diletakkan di tempat itu, pemilik perusahaan itu mengatakan, bahwa kayu-kayu itu sudah tidak digunakan lagi. Tanto kemudian mengatakan bahwa kayu-kayu itu sebaiknya dijual saja. Setelah kayu-kayu itu dijual saja atau diletakkan di tempat tertentu. Pemilik perusahaan kemudian menempatkannya di lokasi tertentu. Sekarang pabrik itu nampak bersih, dan Tanto menjadi lebh mudah untuk melanjutkan upayanya meningaktkan kinerja sistem produksi di perusahaan tersebut.


-----
M Musrofi
Selasa, 10 Juli, 2012 18:49