Senin, 22 Oktober 2012

PELAKSANAAN ROLE PLAY DI KANTOR

 
Dalam pelaksanaan role-play di kantor, supervisor harus menyiapkan beberapa hal sebelum hari pelaksanaan.
·         Menentukan tanggal dan jam pelaksanaan role-play, beberapa hari sebelumnya agar sales reps / med-reps bersangkutan dapat mempersiapkan dirinya dengan baik
·         Untuk kasus tertentu, seperti untuk melihat tingkat keterampilan sales-reps, pelaksanaan dapat dilakukan mendadak, pagi hari itu juga.
·         Sampaikan ke semua sales-reps, termasuk yang tidak akan role-play, agar mereka mempelajari teknik menjual yang pernah mereka pelajari, pengetahuan produk sendiri maupun pesaing dan produk pengganti.
·         Persiapkan materi promosi yang akan dipergunakan baik berupa brosur, produk, gimmick, literatur, daftar harga, nota penjualan / pesanan, kalkulator dan lain sebagainya.
·         Sediakan skenario role-play, untuk peran pelanggan maupun peran sales-reps.
·         Jangan lupakan formulir evaluasi untuk para observer.
 
Hari Pelaksanaan Role-Play di Kantor
Pada hari pelaksanaan role-play, periksa check list persiapan, apakah segala materi telah ada di depan mata. Bagaimana dengan peserta role-play? Bagaimana sales-reps yang lain? Materi promosi? Formulir evaluasi untuk para observer? Meja dan peralatan lain?
 
Bila semua telah siap, mulailah dengan langkah-langkah berikut:
·         Memberikan briefing kepada peserta role-play sesaat sebelum pelaksanaan role-play. Jelaskan kasus role-play kepada pemeran sales-reps, apa saja yang harus dilakukan seperti yang telah tertuang dalam skenario. Dia harus menggunakan peralatan / materi promosi seperti saat melakukan presentasi penjualan / detailing yang sesungguhnya.
·         Sedangkan kepada pemeran pelanggan dijelaskan kalau skenario yang akan berjalan seperti apa, sehingga pemeran pelanggan tidak akan melebihi skenarionya. Sewaktu memberikan briefing kepada pemeran pelanggan, jangan sampai kedengaran oleh pemeran sales-reps maupun para observer.
·         Berikan briefing kepada para observer (sales-reps yang sedang tidak melakukan role-play menjadi observer), sesaat sebelum pelaksanaan role-play, sebutkan tugas mereka dengan menggunakan Lembar Tugas Observer yang harus diisi. Mereka harus mengevaluasi role-play tersebut dengan mencatat bagian-bagian penting dari proses role-play yang sedang berlangsung. Mereka harus mencatat bagaimana pemeran sales-reps melakukan Teknik Menjual: pembukaan, cara mempresentasikan produk, cara menggunakan brosur, cara menanggapi pertanyaan / sanggahan pelanggan, seberapa baik meminta komitmen, bagaimana bahasa tubuh. Sampaikan kepada para obeserver tentang Profil Pelanggan dan Sikap Pelanggan Terhadap Produk/Perusahaan/Sales-reps, dan produk apa yang akan di tawarkan.
·         Jangan lupa memonitor lamanya waktu role-play. Untuk permulaan, bisa ditentukan tidak lebih dari 10 menit per wawancara penjualan. Berikan tanda dengan dentingan gelas sekali ketika waktu tinggal 1 menit. Bila role-play sudah sering dilakukan, waktu bisa disesuaikan seperti ketika wawancara penjualan di lapangan dalam situasi yang sebenarnya.
 
Proses Evaluasi Role-Play
Segera setelah role-play selesai dan para pemeran pelanggan maupun sales-reps masih ditempatnya, lakukanlah evaluasi. Kenapa mereka tidak boleh kembali ketempat duduk semula? Karena dengan duduk di tempat mereka melakukan role-play, mereka akan masih ingat dengan jelas apa yang telah mereka lakukan atau katakan. Begitu juga dengan para observer, akan merasa lebih mudah dalam memberikan evaluasi dan contoh-contoh kongkrit ketika role-play berlangsung.
 
Berikanlah kesempatan pertama kali kepada pemeran sales-reps untuk mengevaluasi dirinya sendiri. Mintalah ia menyebutkan hal-hal atau tindakan apa (fakta) yang bernilai positif. Sudah menjadi kebiasaan buruk pemeran sales-reps/pelanggan maupun observer akan menyebutkan hal-hal yang salah terlebih dahulu. Jangan pernah diterima, harus yang positif dahulu yang disebutkan! Hal ini untuk mengangkat martabat pemeran sales-reps sehigga tidak terjadi penurunan mental. Setelah semua yang positif disebutkan, mintalah ia menyebutkan yang masih perlu diperbaiki. Bukan yang negatif / salah. Arti ’yang masih perlu diperbaiki’ berbeda dengan ’salah’. Yang masih perlu diperbaiki, berarti masih bernilai walau lebih rendah. Bila telah diperbaiki maka akan memiliki nilai yang tinggi.
Sedangkan kalau disebut ’salah’ maka tidak mendapat nilai. Hal ini juga untuk mengangkat harga diri pemeran sales-reps, sehingga ia tidak disalahkan dengan semena-mena sehingga merusak mentalnya.
Sewaktu pemeran sales-reps menyampaikan pendapatnya, tidak perlu ada yang mengkomentarinya, baik dari pemeran pelanggan, observer maupun supervisor sendiri.
 
Kesempatan kedua diberikan kepada pemeran pelanggan, yang berhubungan langsung saat role-play. Tanyakanlah hal-hal yang positif dari pemeran sales-reps sewaktu presentasi penjualan/role-play. Setelah semua hal positif disebutkan, mintalah ia menyebutkan hal-hal yang perlu diperbaiki. Ingatkan pemeran pelanggan untuk tidak menyebut nama pribadi pemeran sales-reps sewaktu mengevaluasi, cukup sebutkan tindakannya saja (fakta).
Tidak perlu dikomentari dari siapapun juga.
 
Kesempatan ketiga diberikan kepada para observer, satu persatu untuk memberikan penilaian dengan selalu mengemukakan hal-hal yang positif terlebih dahulu baru kemudian menyebutkan hal-hal yang perlu diperbaiki, serta saran untuk memperbaikinya. Ingatkan juga untuk tidak menyebut nama pribadi pemeran sales-reps, serta hanya menyebut faktanya saja dan tidak menyampaikan opini/asumsi.
Supervisor tidak perlu menyebutkan lagi komentarnya, namun perlu menyebutkan rangkuman yang telah disebutkan oleh para pelaku role-play dan para observer. Sampaikan ringkasan hal-hal yang telah baik / positif, untuk dipertahankan dan bila perlu ditingkatkan lagi. Juga rangkuman hal-hal yang masih perlu diperbaiki dan dikembangkan.
 
Persembahan
Fikri C. Wardana
Penulis buku sales & marketing
dan trainer di
fms
Senin, 30 Juli, 2012 22:46

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar