Dalam sebuah operasi bisnis, para manajer dan penyelianya kerap mengalami
kesulitan dalam menyamakan bahasa dengan anak buah dan bahkan dengan koleganya
sendiri. Padahal setiap selesai rapat, salinan risalah hasil rapat telah
dikirimkan kepada setiap peserta rapat. Namun demikian pemahaman dan
pelaksanaannya sering melenceng dari apa yang sudah kita sepakati di dalam
rapat. Tantangannya adalah bagaimana sebaiknya kualitas komunikasi ini
ditingkatkan, sehingga kinerja bisnis suatu perusahaan juga bisa meningkat
nantinya.
Memang komunikasi di dalam organisasi laksana darah yang mengantar oksigen
ke segenap organ tubuh. Kalau darahnya kotor maka kualitas kesehatan tubuh itu
juga buruk. Akibatnya mudah jatuh sakit manakala virus menyerang.
Sebagai pemimpin Anda berperan juga sebagai komunikator. Karena seorang
pemimpin adalah inspirator, artinya terus meniupkan roh yang menghidupkan gairah
organisasi untuk bekerja mengaktualisasikan potensinya secara optimal. Peran
sebagai inspirator ini diwujudnyatakan lewat keterampilan berkomunikasi.
Manfaatkanlah secara penuh segala kesempatan yang ada di dalam praktek
organisasional untuk menginspirasi lewat pelbagai saluran komunikasi yang ada.
Pelbagai bentuk komunikasi bisa dimanfaatkan, misalnya bentuk komunikasi
tatap muka (face to face communication). Bentuk komunikasi tatap muka adalah
wahana efektif bagi seorang pemimpin bisnis untuk menginspirasi organisasinya.
Seperti diurai oleh Tony Newbold & Eileen Scholes (Face-to-Face Communication,
2003), beberapa sarana yang bisa dipakai untuk melancarkan komunikasi tatap
muka di dalam konteks organisasi adalah:
1. Rapat formal (formal meetings). Perlu disiapkan agenda rapat, beri
kesempatan setiap peserta untuk berkontribusi terhadap agenda dan objektif
rapat. Perhatikan dan kelola partisipasinya, bagi jadwal presentasi serealistis
mungkin. Bagikan bahannya sebelum rapat dimulai. Gunakan teknik rapat sekreatif
mungkin: gagas-pendapat (brainstorming), undang nara-sumber (mis: para ahli,
pelanggan, pemasok) untuk beri masukan, dll.
2. Rapat personal (One-to-one meetings). Format ini memberi kesempatan
untuk terlibat secara penuh. Memang perlu investasi waktu yang lebih banyak,
namun tingkat efektivitasnya juga tinggi. Keuntungannya, model ini sangat
interaktif dan juga bisa dipakai untuk bicara hal-hal sensitif atau bersifat
konfidensial.
3. Pengarahan kelompok (Team briefing). Ini adalah cara yang paling baik
untuk menyebarkan informasi secara serentak dan berjenjang. Setelah Anda memberi
pengarahan, maka tim Anda akan meneruskannya ke jenjang berikutnya.
4. Mentoring & visits.Kunci komunikasi yang efektif adalah pemahaman akan
kebutuhan orang lain. Bersikaplah empatik supaya frekuensi kedua pihak ada di
gelombang yang sama. Melakukan mentoring dan kunjungan bisa membangun kedekatan
dan memperkuat hubungan.
5. Walking the talks.Berkeliling sambil bicara dengan setiap tim kerja.
Cara ini cukup populer dalam people management. Memang perlu seni tersendiri
supaya tim yang Anda dekati tidak malah merasa terganggu (jadwal dan proses
kerjanya). Namun jika dilakukan dengan baik, cara ini bisa membangun atmosfir
kerja yang positif, meningkatkan kepercayaan dan memperkuat jalinan hubungan
pribadi.
6. Managed meals. Rapat sambil makan (pagi, siang atau malam). Ini
sebetulnya memanfaatkan “waktu luang” yang ada agar optimal penggunaannya bagi
kedua belah pihak.
Perlu diingat bahwa memimpin para manajer adalah berbeda dengan
memperlakukan buruh pabrik. Perlu diandaikan bahwa mereka telah matang secara
mental dan intelektual. Maka pendekatannya bukanlah dengan mendikte bagaimana
caranya, melainkan sampaikan objektifnya dan diskusikan dengan mereka bagaimana
Anda bisa membantu mereka mencapai objektif itu.
“Dialog is a necessary evil” kata Fred Zimmermann. Melakukan proses dialog
memang akan makan waktu dan sering terasa seolah bertele-tele. Namun jangan
lupa, bahwa terhadap orang berlaku prinsip: slow is fast, and fast is slow
(Stephen Covey, The 7 Habits of Highly Effective People). Bersabarlah pada
awalnya, karena begitu tim Anda paham dan menghayati pesan nilai dan strategi
perusahaan, mereka akan bergerak cepat dan bersemangat. Kalau terburu-buru
diawal dan memperlakukan anggota tim seperti robot, maka Anda telah melukai
perasaan (emosi) mereka. Padahal daya gerak organisasi terbesar adalah pada
energi emosional (perasaan semangat, merasa terinspirasi, merasa penting dan
dihargai). Jelaskan dengan logis dan rasional agar tim Anda mengerti, namun
sentuhlah hatinya agar mereka mau bergerak untuk melakukanya dengan penuh
semangat dan tulus.
================= ======
(artikel ini telah dikontribusikan oleh Kontributor ke Majalah PERDUKI. Segala hal yang menyangkut sengketa atas Hak atas Kekayaan Intelektual, menjadi tanggung jawab Kontributor)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar